Dependencia: Parte de la estructura organizacional de la SSPD que cumple una o varias funciones específicas dentro la gestión de la entidad. En ORFEO se identifican como Áreas y Grupos dependiendo de su nivel jerárquico dentro de la estructura organizacional. Ej.: Área = Dirección Financiera; Grupo = Contabilidad.
Expediente Lógico: Conjunto de documentos que están relacionados entre sí ya que forman parte de un mismo proceso de gestión y que ORFEO agrupa de acuerdo a la instrucción dada por los usuarios que identifican o definen dicha relación. Ej. Una solicitud de información por parte de un ciudadano, su respectiva respuesta y un memorando interno informando sobre su trámite son documentos que conforman un expediente lógico.
Estructura Organizacional de la SSPD: Está compuesta por las dependencias mostradas en la gráfica que puede observar haciendo click aquí.
Número de Radicado: Número único, con el que se identifica un documento dentro de ORFEO. Su estructura depende variables como: el año en que se radica el documento, el actor que lo genera (Dependencia) y su naturaleza (correspondencia de entrada, de salida ó interna). Ver figura abajo.