Cambiar el Estado Actual de un documento en trámite

Dependiendo del tipo de documento que se esté tramitando y de acuerdo con lo establecido en el respectivo proceso de gestión de la SSPD, los usuarios de una dependencia específica que intervienen en el desarrollo de un proceso determinado, podrán modificar el estado en el que se encuentre el trámite de cada documento.

Ejemplo:

Para el caso específico de la gestión de una Solicitud de Silencio Administrativo Positivo - SAP, los funcionarios del grupo que se encarga de dar trámite a los documentos involucrados en este tipo de proceso, podrán ir determinando a medida que el caso vaya avanzando, las etapas por las cuales estos deben pasar. La identificación de cada una de las etapas de este proceso con cuya especificación se podrá llevar un control estadístico corresponden a:

1. Sin tramitar: Se refiere a que el documento SAP o Anexo a SAP ya ha sido radicado de entrada y remitido para su respectivo análisis pero aún no se ha comenzado el trámite correspondiente.
2. En análisis: El documento SAP o Anexo a SAP ya ha sido revisado y está siendo analizado para detrminar su procedencia.
3. En espera de Descargos: Se ha abierto Pliego de Cargos contra la ESP y se está a la espera de sus respectivos Dscargos.
4. En sustanciación: El documento ha sido trasladado al abogado para su respectiva sustanciación y elaboración del proyecto de resolución.
5. En revisión: El documento ha sido trasladado al funcionario encargado de la revisión del proyecto de resolución .
6. Para firma: La resolución fue aprobada por el revisor y ha sido trasladada al Director de la Territorial para su respectiva firma.
7. En Notificación: El documento ha sido firmado y se encuentra en proceso de notificación.
8. Archivado: El documento ha sido enviado a archivo por culminación de su trámite..
9. Retomado: El documento que había sido archivado, fue retomado por alguna causa justificada.

Para que esta información quede registrada en el sistema, como usuario usted debera seguir las siguientes indicaciones:

1. Haga click sobre el vínculo de "Fecha de radicado" del documento que desea clasificar para ingresar a la vista de información general del documento.

2. En la vista de "Información General" encontrará un botón (...) con el cual accederá a la vista de clasificación del "ESTADO ACTUAL". Haga click sobre ese botón.

3. Observará una vista en la cual podrá desplegar una lista de las etapas establecidas en el flujo de trabajo del proceso correspondiente al documento que esté tramitando. Abajo la figura muestra la información correspondiente a un documento SAP y puede observar las etapas descritas en el ejemplo.

4. Seleccione una de las opciones y haga click sobre el botón "Grabar Cambio". El sistema mostrará un aviso en el que indica que el estado ha sido actualizado.

5. Vuelva a la vista de información general haciendo click sobre la pestaña "Información General". Allí podrá comprobar que la información está correcta y continuar con el trámite normal del documento.