La radicación de salida es el proceso mediante el cual se registran y almacenan aquellos documentos generados por una dependencia de la SSPD con un destino específico que bien puede ser un lugar dentro o fuera de la entidad. Estos documentos requieren ser nombrados con un número de identificación para su fácil localización y seguimiento. Ese número de identificación es más conocido como Número de Radicado.
¿Quién asigna el Número de Radicado de Salida (NRS) a un documento?
La generación y asignación del NRS es un proceso que ORFEO realiza internamente después de haber recibido la instrucción correspondiente y que para el usuario debe ser transparente. Es decir no es necesario que una persona esté pendiente del orden en que se asigna un NRS ni que se haga responsable de administrar el consecutivo de radicación. Cada dependencia tiene su propio código y es dueña de un consecutivo de hasta 999.999 oportunidades de radicación que puede ejecutar de manera autónoma. ORFEO ha sido configurado por defecto para que el jefe de área o de grupo, según el caso, sea quien tenga la posibilidad de dar la instrucción con tan solo hacer un click sobre un vínculo correspondiente como se mostrará mas adelante. Sin embargo, cualquier usuario podría acceder a ese vínculo siempre y cuando su superior lo autorice y previa configuración de su perfil de usuario en el sistema. Para ello el jefe de la dependencia deberá informar dicha autorización y solicitar el ajuste necesario mediante el servicio de soporte (DATUM) de acuerdo al procedimiento ya establecido.
Se han clasificado de la siguiente forma de acuerdo con las necesidades de envío de correspondencia detectadas en las diferentes dependencias de la entidad.
Radicación anexa a un documento de entrada
Este proceso consiste en anexar una respuesta o contestación a un documento que fue radicado como entrada (-2) y se encuentra en trámite dentro de la Entidad.
Cuando ya se ha analizado un documento en ORFEO y se requiere generar una respuesta, ésta se debe elaborar en Word y guardar en formato RTF para poder incluirla al radicado correspondiente.
Al dar un click sobre el vínculo “Fecha de radicado” en la carpeta donde se encuentre el documento que se va a tramitar, el sistema mostrará al usuario una pantalla con información general del mismo.
Se debe hacer un click sobre a la pestaña “DOCUMENTOS” acción que permitirá al usuario utilizar las opciones para anexar un documento que ya ha sido elaborado previamente.
3. Al utilizar el vínculo “Anexar Archivo”
El sistema despliega la siguiente ventana donde se debe:
a) Seleccionar el tipo de formato del documento que se elaboró como respuesta y que será anexado al documento inicial. (Rtf)
b) Marcar si el archivo será de solo lectura.
c) Marcar si el documento requiere ser radicado de salida
d) Escoger el tipo de destinatario (Usuario/Remitente, Predio, ESP) al cual será remitido el documento.
e) Hacer una breve descripción que sirva como referencia para la consulta de esta información.
Por medio del botón “Examinar” el sistema despliega una ventana que permite ubicar y seleccionar el archivo que será anexado.
Cuando el archivo ya se ha seleccionado, se debe hacer click en el botón “ACTUALIZAR”, acción que genera el encadenamiento del documento anexo con el documento inicial y que es validada mediante el mensaje “Archivo anexado correctamente”. Esta ventana se debe cerrar haciendo click el botón “cerrar”.
Al cerrar la ventana el sistema muestra el número de radicado temporal el cual está conformado por el No. de radicado de entrada más un consecutivo de acuerdo a los documentos anexos.
Además se generan unas convenciones que permitirán controlar el proceso de este documento.
A medida que el documento va realizando su proceso cada uno de los campos se irá validando por el sistema con un símbolo de Vo.Bo. teniendo en cuenta el estado del trámite en el cual se encuentra.
Cuando el documento ha sido anexado se debe enviar para Vo. Bo. al Jefe de la dependencia haciendo click sobre el botón “Vo.Bo.”
En la bandeja del Jefe de grupo o de área, quienes por defecto para el sistema están autorizados para generar el número de radicado con el cual será identificado el radicado de salida, se mostrará el vínculo “Radicar”.
Al dar click sobre este vínculo genera el número de radicación de salida, previa validación propuesta por el sistema.
Al aceptar esta validación el sistema muestra un mensaje confirmando que la acción ha sida realizada y mostrando el número asignado y un vínculo “Ver Archivo” que permite acceder a una vista previa del documento que será posteriormente impreso para la firma.
Automáticamente el sistema muestra un nuevo símbolo de Vo.Bo. que permite confirmar que el documento ha sido radicado.
Cada usuario de un grupo tiene acceso a una carpeta que muestra aquellos documentos que han sido generados por su dependencia y que están pendientes para su impresión. Esta carpeta se identifica en la estructura de carpetas con vínculo “Impresión”.
Luego de imprimir el documento anexado al radicado se ingresa a la carpeta Impresión, acción que generará un registro en la oficina de correspondencia.
Para marcar un documento como impreso se debe:
Seleccionar el documento que ya ha sido impreso.
Dar clic en el botón “Marcar Documentos como impresos”
En este momento los documentos físicos deben ser remitidos a la oficina de correspondencia quienes realizarán el proceso de registro de envío.
Radicación nueva sin antecedentes de un documento de entrada:
Este proceso consiste en crear un registro nuevo y poder anexar una respuesta o comunicación a un destinatario, para el cual NO tiene un documento de entrada (-2).
Se debe ingresar por el módulo de carpetas en “Rad. Nueva”,
EL sistema ingresa a un módulo de radicación donde se digita la fecha del documento y se da click sobre el botón “BUSCAR”,
El sistema envía una nueva pantalla para realizar el cargue de la información que será incluida en la radicación y debe ser previamente buscada en una base de datos con el fin de garantizar que la información esté completa y sea la correcta.
a) Seleccionar si el destinario será un usuario, ESP u Otro tipo de empresa.
b) Si se tiene el número de documento o de identificación se puede buscar por este campo.
c) Si se tiene el nombre del destinatario.
d) Seleccionar el botón “BUSCAR”, para realizar la búsqueda.
4. Cuando la búsqueda ha sido efectiva se debe seleccionar en la parte derecha de la pantalla (COLOCAR COMO) el link que corresponde al “Destinatario”.
El registro seleccionado aparecerá ubicándose en el módulo DATOS A COLOCAR EN LA RADICACION, y si la información es correcta se debe dar clic en el vínculo PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACION.
En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el primer módulo, para que se complete la información como:
- Asunto
- Medio de envio
- Tipo de documento
- Descripción de anexos
- Dependencia a la cual será radicada (se puede escoger entre la dependencia a la cual pertenece o Dependencia de salida)
Cuando la información se encuentra completa se da clic en el botón RADICAR.
El sistema despliega una pantalla con el número de radicación de salida el cual será el consecutivo correspondiente para la dependencia.
Se da clic sobre el botón CERRAR VENTANA, y el sistema da la opción de anexar el archivo que se incluirá
En este momento se realiza el mismo procedimiento de la Radicación anexa a un documento de entrada a partir del punto 4.
ENVIO DOCUMENTOS DE SALIDA EN EL AREA DE CORRESPONDENCIA
Este es el proceso final correspondiente al envío de los documentos de salida que son entregados a las diferentes agencias de correo para su reparto.
Este perfil lo tienen los funcionarios del grupo de correspondencia (529) y de las Direcciones Territoriales que tengan este permiso.
1. Se debe ingresar por el botón SALIENTE
2. El módulo de envío se divide en dos partes:
a) Radicación automática
b) Generación de planillas y guías
Radicación automática:
Aquí se determinan todos los parámetros necesarios para realizar el envío. Se seleccionan los radicados que serán enviados, la agencia de correo y demás datos generales para cada documento.
1. En este módulo aparecerán los radicados que ya han sido marcados como impresos y por lo tanto están listos para realizar el envío.
a) Se debe seleccionar la dependencia a la cual se le realizará el envío, para que el sistema despliegue los radicados que se han generado por cada una de ellas.
b) Marcar el radicado que será enviado
c) Dar clic en el botón ENVIO DE DOCUMENTOS
Si el radicado contiene todos los datos completos la pantalla pasará a solicitar los datos correspondientes a:
a) Nombre de la empresa de envío.
b) Peso en gramos del documento.
c) Dar clic sobre el botón CALCULAR, para verificar que el valor que arroja el sistema es el correcto. Estos valores se calculan a partir de una tabla de precios de acuerdo a la cantidad de gramos y el destino (dentro o fuera de Bogotá).
d) Verificar que los datos de destinatario, dirección, municipio y departamento si corresponden al documento a enviar. En caso de encontrar alguna inconsistencia se puede modificar en el campo correspondiente.
e) En este campo asunto se puede realizar algún comentario que se considere de importancia en el envío.
f) Dar clic sobre el botón GENERAR REGISTRO DE ENVIO DE DOCUMENTO, para marcar el documento como enviado.
3. El sistema presenta una pantalla donde muestra los datos que quedaron marcados en el envío y el registro ya queda incluido y se podrá generar la planilla o las guías.
4. En caso que el radicado no contenga todos los datos presentará una pantalla igual a la de radicación de entrada para buscarlos y completar los datos que hacen falta.
Generación de planillas y guías:
Consiste en generar las planillas y/o guías respectivas al envío diario para ser entregado a la agencia de correo correspondiente.
1. Se deben dar los parámetros necesarios para la generación de cada planilla de acuerdo al envío que se va a realizar:
a) Fecha de envío. Por defecto se tomará la del sistema.
b) Hora inicial
c) Hora final
d) Tipo de salida (CERTIFICADO – Planillas, POSTEXPRESS- Guías)
e) Número de planilla (sólo para CERTIFICADO)
Dar clic sobre el botón GENERAR. El sistema muestra la cantidad de documentos que quedaron procesados y serán los enviados.
Dar clic sobre el link ABRIR ARCHIVO, para imprimir la planilla o las guías.